Cara Mengisi Formulir Visa Jepang untuk Kerja, Belajar, dan Menetap

Bagi teman-teman yang sedang mempersiapkan kerja di Jepang, salah satu proses administrasi yang perlu diperhatikan adalah pengisian formulir permohonan visa.

Formulir visa terlihat sederhana, tetapi menurut saya tetap harus diisi dengan teliti. Jangan sampai ada data yang berbeda antara formulir dengan paspor, KTP, atau dokumen lainnya.

Dalam artikel ini saya akan membahas cara mengisi formulir permohonan visa Jepang berdasarkan pengalaman dan panduan yang saya gunakan, mulai dari menyiapkan dokumen sampai bagian tanda tangan.

Panduan ini juga bisa digunakan sebagai gambaran bagi teman-teman yang akan ke Jepang untuk belajar, bekerja, latihan, maupun menyusul pasangan atau keluarga di Jepang.

Dokumen yang Perlu Disiapkan

Sebelum mulai mengisi formulir, sebaiknya beberapa dokumen sudah berada di tangan.

Dokumen yang disebutkan dalam panduan ini antara lain:

1. Paspor

2. KTP

3. Certificate of Eligibility (COE)

4. Data diri atau zairyu card dari penjamin di Jepang, sesuai dengan kondisi masing-masing.

Untuk teman-teman yang kerja di Jepang, COE menjadi salah satu dokumen yang perlu diperhatikan karena beberapa informasi dalam formulir harus disesuaikan dengan data yang tercantum di COE.

Jangan mengisi berdasarkan perkiraan sendiri.

1. Mengisi Nama Sesuai Paspor

Bagian pertama adalah identitas pribadi.

Pada bagian surname, isi dengan nama belakang sesuai yang tercantum di paspor.

Kemudian ada bagian given name dan middle name. Bagian tersebut diisi dengan nama depan dan nama tengah sesuai paspor.

Contohnya, apabila nama di paspor adalah Dadan Suendar, maka:

• Surname: Suendar

• Given and middle name: Dadan

Intinya, jangan membuat format nama sendiri. Ikuti data yang tercantum dalam paspor.

2. Bagian Other Name

Selanjutnya terdapat bagian other name.

Menurut panduan ini, bagi orang Indonesia biasanya bagian tersebut tidak perlu diisi.

Namun, pada beberapa negara terdapat sistem penamaan yang berbeda sehingga bagian tersebut dapat digunakan untuk mencantumkan nama lain sesuai dokumen resmi.

Jadi, untuk orang Indonesia, bagian ini pada panduan tersebut disebut biasanya dapat dikosongkan.

3. Tempat dan Tanggal Lahir

Kemudian masukkan tempat dan tanggal lahir.

Tanggal lahir ditulis dengan format yang diminta pada formulir, sedangkan tempat lahir disesuaikan dengan dokumen identitas.

Dalam panduan ini, tempat lahir tidak hanya ditulis nama kota, tetapi disesuaikan dengan data yang tercantum pada paspor atau KTP.

Karena itu, sebelum mengisi bagian ini, saya sarankan membuka paspor atau KTP agar tidak salah menuliskan data.

4. Mengisi Kewarganegaraan

Pada bagian nationality, isi dengan kewarganegaraan.

Untuk warga negara Indonesia, pilih atau tuliskan Indonesia.

Formulir juga memiliki bagian former and/or other nationalities. Dalam panduan yang saya bahas, bagian ini dapat dikosongkan untuk warga negara Indonesia karena konteks kewarganegaraan yang dijelaskan dalam sumber.

5. Mengisi ID Number dan Data Paspor

Setelah itu ada bagian nomor identitas.

Untuk ID number issued by government, panduan ini menyebutkan nomor KTP atau NIK.

Kemudian masukkan data paspor seperti:

• Jenis paspor.

• Nomor paspor.

• Tanggal penerbitan.

• Tanggal kedaluwarsa.

• Otoritas yang menerbitkan paspor.

Untuk jenis paspor biasa, dalam panduan tersebut digunakan pilihan Ordinary.

Sementara untuk bagian otoritas penerbit, sumber memberikan contoh Immigration Office.

Tetap pastikan data yang dimasukkan sesuai dengan dokumen paspor yang dimiliki.

6. Mengisi Bagian Certificate of Eligibility atau COE

Bagian berikutnya berkaitan dengan Certificate of Eligibility atau COE.

Di sini ada beberapa informasi penting yang harus diisi sesuai dengan COE.

Di antaranya:

• Nomor COE.

• Lama tinggal di Jepang.

• Tujuan atau status tinggal.

Bagian ini menurut saya jangan diisi berdasarkan perkiraan.

Kalau di COE tertulis masa tinggal tertentu, ikuti data tersebut.

Begitu juga dengan tujuan dan status. Jangan mengira-ngira berdasarkan pekerjaan atau rencana pribadi, tetapi cocokkan dengan data yang tercantum di COE.

7. Mengisi Rencana Perjalanan ke Jepang

Setelah bagian COE, terdapat bagian mengenai rencana perjalanan.

Di dalamnya terdapat informasi mengenai kedatangan ke Jepang.

Beberapa data yang perlu disiapkan antara lain:

• Tanggal kedatangan.

• Bandara tempat masuk.

• Nama maskapai.

• Alamat tempat tinggal di Jepang.

• Nomor telepon tempat tinggal atau kontak di Jepang.

Kalau sudah mengetahui tempat tinggal di Jepang, masukkan nama, alamat, dan nomor teleponnya.

Misalnya seseorang akan tinggal bersama keluarga, data keluarga tersebut dapat digunakan sesuai informasi yang tersedia.

Kalau masih belum mengetahui tempat tinggal secara pasti, dalam panduan ini bagian tersebut dapat dikosongkan terlebih dahulu.

8. Riwayat Perjalanan ke Jepang

Kemudian ada pertanyaan mengenai apakah sebelumnya pernah pergi ke Jepang.

Kalau sudah pernah ke Jepang, masukkan informasi mengenai perjalanan tersebut, termasuk kapan dan berapa lama berada di Jepang.

Kalau belum pernah pergi ke Jepang, bagian tersebut dapat dilewati sesuai panduan yang dibahas.

Bagian ini penting terutama bagi teman-teman yang sebelumnya pernah magang, bekerja, belajar, atau berkunjung ke Jepang.

9. Mengisi Alamat di Indonesia

Selanjutnya ada bagian current residential address atau alamat tempat tinggal saat ini.

Dalam panduan ini, alamat diisi berdasarkan alamat yang tercantum pada KTP.

Selain alamat, masukkan juga:

• Nomor HP.

• Email.

Pastikan nomor telepon dan email yang digunakan masih aktif karena data tersebut berkaitan dengan identitas dan kontak pemohon.

10. Mengisi Pekerjaan Saat Ini

Formulir juga menanyakan pekerjaan saat ini.

Kalau sedang bekerja, masukkan informasi mengenai:

• Jenis pekerjaan.

• Nama perusahaan.

• Instansi tempat bekerja.

Kalau belum bekerja, bagian tersebut dapat dilewati berdasarkan panduan yang digunakan.

Namun, pada bagian berikutnya terdapat informasi mengenai pasangan dan keluarga yang tetap perlu diperhatikan.

11. Mengisi Data Pasangan dan Keluarga

Untuk pemohon yang sudah menikah, terdapat bagian mengenai pasangan, termasuk pekerjaan pasangan.

Kemudian terdapat pula bagian mengenai pekerjaan orang tua dan data keluarga.

Menurut panduan ini, data keluarga dapat diisi berdasarkan informasi yang tersedia.

Kalau semua data sudah lengkap, tentu lebih mudah.

Namun, jika tidak semua informasi diketahui, sumber menyebutkan bahwa data yang diketahui saja dapat dimasukkan, misalnya nama.

12. Mengisi Bagian Inviter

Selanjutnya ada bagian mengenai inviter atau pihak yang mengundang.

Dalam contoh yang dibahas, apabila datanya sama dengan informasi sebelumnya, dapat menggunakan pilihan “same as above”.

Dengan begitu, tidak perlu mengetik ulang informasi yang sama.

13. Pertanyaan Keamanan

Bagian terakhir berkaitan dengan pertanyaan mengenai keamanan dan riwayat tertentu, termasuk pertanyaan mengenai riwayat kriminal dan hal lainnya.

Bagian ini harus dijawab sesuai keadaan sebenarnya.

Jika terdapat salah satu pertanyaan yang jawabannya Yes, dalam panduan tersebut disebutkan bahwa pemohon perlu memberikan penjelasan lebih lanjut pada kolom yang tersedia.

Jadi, jangan sekadar memilih jawaban tanpa membaca pertanyaannya dengan teliti.

14. Tanggal dan Tanda Tangan

Setelah semua data selesai diisi, terdapat bagian tanggal dan tanda tangan.

Isi tanggal sesuai tanggal pengisian formulir.

Kemudian formulir diprint, lalu ditandatangani.

Jangan lupa ada bagian foto pada formulir. Setelah formulir dicetak, foto ditempelkan pada tempat yang sudah disediakan.

Dengan demikian, sebelum menyerahkan formulir, periksa kembali apakah:

• Data nama sudah sesuai paspor.

• Nomor paspor sudah benar.

• Data COE sudah sesuai.

• Rencana perjalanan sudah sesuai.

• Alamat sudah benar.

• Nomor telepon dan email sudah benar.

• Pertanyaan keamanan sudah dijawab.

• Tanggal sudah diisi.

• Formulir sudah ditandatangani.

• Foto sudah ditempel.

Tips Mengisi Formulir Visa Jepang

Dari panduan ini, menurut saya ada satu prinsip yang paling penting:

Jangan mengisi data berdasarkan perkiraan.

Terutama untuk bagian COE.

Nomor COE, lama tinggal, tujuan, dan status harus disesuaikan dengan informasi yang tercantum pada COE.

Begitu juga dengan nama dan data paspor.

Sebelum mengisi, siapkan semua dokumen di samping kita sehingga bisa langsung mencocokkan data.

Dengan cara seperti itu, kemungkinan salah tulis bisa dikurangi.

Kesimpulan

Mengisi formulir permohonan visa Jepang sebenarnya bisa dilakukan secara bertahap selama kita memahami setiap bagian yang harus diisi.

Untuk teman-teman yang akan kerja di Jepang, dokumen seperti paspor, KTP, dan COE sebaiknya sudah disiapkan sebelum mulai mengisi formulir.

Mulailah dari data pribadi, nama, tempat tanggal lahir, kewarganegaraan, NIK, kemudian data paspor.

Setelah itu lanjutkan dengan informasi COE, rencana perjalanan, tempat tinggal di Jepang, riwayat perjalanan sebelumnya, alamat di Indonesia, pekerjaan, pasangan dan keluarga, inviter, hingga pertanyaan keamanan.

Setelah selesai, jangan langsung dicetak dan diserahkan.

Periksa lagi seluruh data dengan dokumen aslinya.

Kemudian cetak formulir, tanda tangani, dan tempelkan foto pada bagian yang sudah disediakan.

Bagi saya, ketelitian adalah bagian terpenting dalam proses ini. Jangan terburu-buru mengisi formulir hanya karena ingin segera menyelesaikan proses keberangkatan.